Odpowiedzialność za platformę Microsoft 365

Problem

Wszystko inne na tej stronie to aplikacje. To jest platforma, na której wiele z nich działa: tenant Microsoft 365 obsługujący ponad 7000 pracowników, za który w całości odpowiada trzech administratorów.

Przy trzech osobach na cały tenant nie ma nikogo wyżej, komu można przekazać trudny problem. Nadzór, zakładanie witryn, architektura uprawnień, katalog aplikacji, przestrzeń dyskowa i eskalacje ze wszystkich działów trafiają na te same trzy biurka. Samoobsługa i automatyzacja nie są więc kwestią preferencji.

Co zrobiłem

Administruję tenantem: nadzór i zakładanie witryn, grupy zabezpieczeń stojące za modelem uprawnień, przestrzeń dyskowa w całym tenancie i każdy niestandardowy komponent w katalogu aplikacji. Kilka z tych komponentów jest moich. Tworzę kreator newslettera i rozszerzenie nawigacji, wydaję je i wdrażam do tenanta, który administruję, więc w tej warstwie jestem programistą, osobą odpowiedzialną za wydania i właścicielem platformy.

Planuję, prowadzę i uczę przenoszenia firmy z mapowanych dysków sieciowych do SharePointa i OneDrive. Największe jak dotąd to hub działu sprzedaży, jedna witryna dla całej sprzedaży. Przeniesienie udziału plików to nie kopiowanie: drzewo folderów, które rosło przez piętnaście lat, musi stać się architekturą informacji, z decyzjami o tym, co jest witryną, co biblioteką, co staje się metadanymi zamiast poziomu folderów i co jest danymi osobistymi, które należą do OneDrive.

Szkolenia to połowa pracy i to one decydują o tym, czy migracja się uda. Ludzie, którzy przez dekadę pracowali na mapowanym dysku, chcą mieć pliki tam, gdzie je zostawili. Współedycja, historia wersji, udostępnianie linków zamiast załączników i wyszukiwanie zamiast zapamiętanych ścieżek przyjmują się dopiero wtedy, gdy ktoś stanie przed działem i to pokaże.

Gdy pula przestrzeni dyskowej tenanta się zapełniała, przeprowadziłem analizę i działania naprawcze, przejrzałem wszystkie witryny i odzyskałem miejsce. Ta praca ma własną stronę.

Decyzja i jej koszt

Po porządkach zarekomendowałem na piśmie, żeby kolejny zysk przyszedł z polityki, a nie z kolejnych porządków. Przycinanie historii wersji to jednorazowy zysk okupiony powtarzalnym kosztem; limity wersji po stronie serwera to jednorazowy koszt za trwały zysk. Pokazałem też, że pojemność tenanta wynika z opublikowanego wzoru powiązanego z licencjami, więc nie było czego negocjować z dostawcą, oraz że dane osobiste opuszczające serwer plików powinny trafiać do OneDrive, gdzie są praktycznie darmowe, a nie na witryny zespołów.

Limity wersji to wolniejsza droga: wymagają zmiany polityki i rozmowy z każdym właścicielem witryny, podczas gdy porządki potrzebują tylko administratorów. Raport oznaczył własne odtworzone dane o pojemności jako niezweryfikowane, wraz z poleceniami do ich sprawdzenia, żeby rekomendację można było sprawdzić, a nie przyjmować na wiarę.